När en kris plötsligt slår till är de första 24 timmarna de mest kritiska. De beslut som fattas och de åtgärder som vidtas under detta initiala skede sätter tonen för hela krishanteringsprocessen. Ett snabbt, strukturerat och lugnt agerande kan dramatiskt minska skadeverkningarna, medan panik och oordning kan förvärra en redan allvarlig situation. Att ha en tydlig handlingsplan för det första dygnet är avgörande.
Timme 1: Aktivering och initial bedömning
Det allra första steget är att verifiera informationen och snabbt bedöma situationens omfattning. Är det en mindre incident eller en fullskalig kris? Baserat på denna initiala bedömning ska krisledningsplanen omedelbart aktiveras. Detta innebär att samtliga medlemmar i krisledningsgruppen kallas in enligt fördefinierade rutiner. Gruppen samlas, antingen fysiskt i ett förutbestämt krisrum eller digitalt, för att etablera en gemensam lägesbild. Huvudfokus är att förstå vad som har hänt, vilka som är drabbade och vilka omedelbara risker som finns. Prioritering nummer ett är alltid människors säkerhet.
Timme 2-6: Stabilisera och kommunicera
När krisledningsgruppen är samlad skiftar fokus till att stabilisera situationen. Detta kan innebära att isolera ett tekniskt problem, evakuera en byggnad eller stänga ner ett komprometterat IT-system. Parallellt måste kommunikationsarbetet inledas. En första, kortfattad intern kommunikation till de anställda är avgörande för att skapa lugn och motverka ryktesspridning. Därefter förbereds extern kommunikation. Även om alla detaljer inte är kända är det bättre att kommunicera vad man vet och vad man gör för att hantera situationen än att vara tyst. Tystnad tolkas ofta som att man antingen inte har kontroll eller försöker dölja något. Ansvarsfördelningen inom gruppen blir här central: vem gör vad?
Timme 7-18: Informationsinsamling och strategiska beslut
Under denna fas handlar det om att kontinuerligt samla in verifierad information för att fördjupa lägesbilden. Krisledningsgruppen måste arbeta metodiskt för att separera fakta från rykten. Detta är grunden för att kunna fatta välgrundade strategiska beslut. Vilka är de långsiktiga konsekvenserna? Vilka resurser behövs? Vilka intressenter behöver involveras? Det är viktigt att etablera en fast mötesstruktur, till exempel ett kort avstämningsmöte varje timme, för att säkerställa att alla är uppdaterade. Loggföring är A och O – alla beslut, åtgärder och inkommande information måste dokumenteras noggrant. För att lyckas krävs
som testats i förväg.
Timme 19-24: Planering för nästa steg och uthållighet
Efter det första intensiva skedet är det dags att blicka framåt. Krisen är sällan över på 24 timmar. Krisledningsgruppen behöver planera för de kommande dagarna och säkerställa att det finns uthållighet i organisationen. Behöver personal bytas av? Vilka resurser kommer att krävas imorgon? Man bör också genomföra en ny, uppdaterad kommunikationsinsats både internt och externt för att visa att man har kontroll över situationen och arbetar aktivt med en lösning. Att hantera det första dygnet på ett professionellt sätt bygger förtroende och lägger grunden för en framgångsrik återhämtning.